1. Piensa en tus cajones como una jerarquía de importancia:
Cuanto más cercano está un cajón o gaveta a tu mano, mayor es su importancia.
Una recomendación seria conservar las herramientas que son básicas para tus
tareas (como plumas, lápices, engrapadora, clips y post-its) en los cajones más
cercanos, de manera que puedas acomodarlas fácilmente. Sé muy selectivo en
cuanto a los artículos que colocas en ese espacio.
2. Guarda sólo lo que necesitas: Pon todos los artículos de
oficina que están en tu escritorio o cercano a él en una caja, durante una
semana monitorea los objetos que sacas de ella y presta atención a aquellos que
usas con mayor frecuencia. Este método te dará una buena idea de cuáles son tus
verdaderas necesidades de artículos de oficina.
3. Deshazte de la caja o archivero donde conservas tus
papeles, mejor reemplázala por unas gavetas verticales que se puedan colocar en
tu escritorio y puedas guardar papeles importantes de forma vertical. Es
importante que las gavetas tengan compartimentos para que todos tus documentos
sean visibles.
4. Rutinariamente revisa tus papeles: El 80 % de lo que
tenemos en el escritorio no obtiene una segunda vista, cuando guardas los
objetos obsoletos, liberas tu espacio de trabajo. Reúne los papeles en tu
escritorio y archívalos, tíralos o úsalos. Cuando se trata de archivar, existen
dos tipos básicos de documentos: los archivos y los actuales. Reúne los papeles
en tu escritorio, archiva los que realmente necesites y deshecha los que ya no.
Toma en cuenta que cuando se trata de archivar debes clasificar tus documentos
en secciones para que todo esté en orden.
5. Usa pistas de colores En una oficina puede resultar todo
un reto evitar que los papeles y objetos se mezclen, por ello es vital asignar
n color a tus folders o archiveros para identificar cada tipo de documentos y
así no tendrás que revisar etiquetas o leerlos para saber de qué se tratan.
