Date un tiempo suficiente y sin interrupciones para
organizar tus archivos de modo que no tengas que comenzar y detenerte
reiteradamente.
Asegúrate de tener suficientes fólderes y etiquetas para crear
archivos nuevos antes de que comiences con la organización.
Divide los montículos de papeles y archivos que quieres
organizar en pilas más pequeñas y más manejables.
-Revisa cada pila de manera individual, bota o tritura
cualquier papel y archivo del que puedas deshacerte de manera que se reduzca la
cantidad de archivos y se minimice el desorden.
-Separa los papeles y archivos que quieras conservar en dos
columnas diferentes. Una de estas contendrá los archivos con los que necesitas
trabajar en los próximos meses y la otra contendrá los archivos que puedes
guardar y que no necesitas utilizar en un futuro cercano.
Archiva los fólderes de manera alfabética si tienes archivos
por clientes.
Por ejemplo, si cada fólder tiene el nombre de una persona o
compañía, considera archivarlos de manera alfabética según el apellido de la
persona. Si este es el caso, asegúrate de etiquetar cada pestaña del archivo
con el apellido de la persona y su nombre de pila, en ese orden. Archiva los
fólderes de manera alfabética y luego coloca, en los cajones del archivero, una
etiqueta con los rangos de las letras iniciales de los apellidos.
Archiva por categorías si tienes archivos para diferentes
asuntos en tu negocio.
Por ejemplo, si tienes archivos para las cuentas, el
mantenimiento o los contratos, organízalos en diferentes categorías. Etiqueta
claramente cada archivo con su categoría correcta y coloca dentro todos los
documentos relevantes. Podrías necesitar crear subcategorías, así que utiliza
un fólder colgante para marcar la categoría y unos fólderes para las
subcategorías.
-Crea un archivo para los documentos que se necesitan tratar
con urgencia para que de esta forma sepas dónde encontrar los documentos
importantes con rapidez.
-Coloca los archivos en el archivador de manera que los
temporales estén en la parte de adelante y los guardados estén en la parte
trasera. De esta forma, los archivos con los que trabajas con mayor frecuencia
estarán a tu alcance.
