Muchos de nosotros asistimos a juntas que no son nada
productivas o vamos sin saber la razón. Desafortunadamente no podemos
evitarlas, son importantes para el negocio debido a la lluvia de ideas,
discusiones y el diálogo abierto entre todos, sin embargo podemos hacerlas más
efectivas. Para poder incrementar la eficiencia y no desperdiciar el tiempo de
todos.
1. No comiences tarde. Siempre hay personas que entran
a la junta cinco o diez minutos tarde. No los esperes para iniciar, eso es malo
para las personas que llegaron antes. Puedes hacer un resumen para los que
llegaron después cuando ya se hayan discutido algunas cosas.
2. Prepara una agenda. Prepárate para la junta con los
objetivos que quieras tocar. Manda esa agenda por correo a tus compañeros antes
de verse para que puedan preparase ellos también. Asegúrate de que estos
objetivos sean claros y todos los entiendan.
3. Asegura la participación de todos. Decide a qué
personas vas a invitar. Si quieres que sea efectiva debes invitar a las
personas correctas. El número de asistentes es un factor importante que puede
determinar la eficiencia de la reunión. Revisa la lista de gente y pregúntate
si es realmente necesaria.
4. No cambies de tema. Si quieres terminar con todo lo
de la agenda, entonces no te distraigas con otras cosas. Si alguien trata de
discutir otro tema recuérdale con respeto que eso no está en la agenda de ese
día y que pueden verlo en otro momento.
De cualquier forma, si ese tema es importante para el
negocio y necesita resolverse de inmediato, pregunta a los otros asistentes si
quieren resolver eso de inmediato asumiendo que todos los participantes de ese
tema estén presentes.
5. Documenta tu junta. Delega a alguien para que tome
notas durante la reunión. Termina con un plan de acción recapitulando quién va
a trabajar en cada cosa. Después, manda por correo esas notas a todos los que
atendieron con sus respectivas tareas. Asegúrate de mandarlo antes de 24 horas
y haz un seguimiento unos días después para ver cómo van los empleados.
